Veelgestelde vragen over Agilon HR Helpdesk

Een AI HR Helpdesk is een digitale helpdesk die medewerkers in gewone taal vragen laat stellen over HR. Agilon HR Helpdesk zoekt het antwoord in de bronnen die door de organisatie zijn toegelaten, zoals het arbeidsreglement, interne policies, procedures en goedgekeurde HR-kennis. Waar relevant kunnen ook toegelaten officiële Belgische bronnen worden gebruikt.

Het doel is eenvoudig: medewerkers sneller duidelijkheid geven en HR minder tijd laten verliezen aan vragen die telkens opnieuw terugkomen.

Neen, een klassieke chatbot beantwoordt vooral vooraf ingestelde vragen of genereert antwoorden vanuit een beperkte kennisbank.

Agilon HR Helpdesk combineert AI met de eigen HR-bronnen van de organisatie, bronlogica, casebeheer en menselijke opvolging. Wanneer informatie ontbreekt, een antwoord onzeker is of een vraag persoonlijke beoordeling vraagt, kan de vraag worden doorgestuurd naar HR.

De toepassing is dus niet bedoeld als ChatGPT met een bedrijfslogo, maar als een gecontroleerde eerste lijn voor HR-vragen.

Agilon HR Helpdesk is vooral geschikt voor vragen die regelmatig terugkomen en waarvoor een duidelijke bron bestaat.

Denk bijvoorbeeld aan vragen over vakantie en afwezigheden, ziekte en attesten, klein verlet, arbeidsduur, mobiliteit, bedrijfswagens, onkosten, voordelen, verzekeringen, payrollpraktijken, procedures en interne afspraken.

Welke vragen de helpdesk precies kan beantwoorden, hangt af van de documenten, kennis en integraties die je organisatie beschikbaar stelt.

Ja. Agilon HR Helpdesk is ontwikkeld vanuit de Belgische HR-praktijk en is juist interessant voor organisaties waar een relatief klein HR-team veel terugkerende vragen van medewerkers verwerkt.

Je hoeft geen eigen AI-project te bouwen. Je vertrekt vanuit een HR-oplossing die kan worden ingericht met de documenten, afspraken en processen van jouw organisatie.

Wil je weten welke vragen Agilon HR Helpdesk binnen jouw organisatie kan opvangen? Plan een demo en we bekijken het samen aan de hand van jullie eigen HR-praktijk.

Agilon HR Helpdesk kan zowel voor kleinere als grotere organisaties worden ingezet. De licentie wordt berekend op basis van het aantal medewerkers.

Ja. Het arbeidsreglement kan als een van de interne kennisbronnen van Agilon HR Helpdesk worden gebruikt.

Daarnaast kunnen ook policies, procedures, handleidingen en andere interne documenten worden toegevoegd. Bij organisatiegebonden afspraken krijgen de eigen bronnen van de organisatie voorrang.

Agilon HR Helpdesk kan naast de eigen bronnen van de organisatie ook toegelaten officiële Belgische bronnen gebruiken voor algemene HR-informatie.

Welke bronnen beschikbaar zijn, wordt gecontroleerd beheerd. De toepassing zoekt dus niet zomaar vrij op het internet naar een mogelijk antwoord.

Dan is het net belangrijk dat de AI niet improviseert.

Agilon HR Helpdesk kan aangeven dat er onvoldoende betrouwbare informatie beschikbaar is, bijkomende context vragen of de vraag doorsturen naar HR of een andere bevoegde persoon.

Een onzekere of persoonlijke vraag kan als case worden overgedragen, samen met de relevante gesprekscontext voor verdere opvolging door HR.

Ja. Wanneer menselijke opvolging aangewezen is, kan een vraag worden doorgestuurd.

HR krijgt daarbij niet alleen de oorspronkelijke vraag, maar ook de relevante historiek en een samenvatting. Daardoor hoeft de medewerker zijn volledige verhaal niet opnieuw te vertellen en kan HR sneller verder.

Nee. Een HR-antwoord kan een kennisvoorstel worden, maar wordt pas actief na review en goedkeuring. Zo voorkom je dat er foute informatie in de helpdesk sluipt. De tool wordt dus slimmer, maar op een gecontroleerde manier, en niet op basis van eender welke (ongecontroleerde) input.

Ja. Na de initiële inrichting kan de klant bronnen, branding, gebruikers, rollen en kennis verder beheren binnen de afgesproken rechten.

E-mail blijft uiteraard mogelijk, maar iedere vraag die in de HR-mailbox terechtkomt vraagt aandacht van HR.

Agilon HR Helpdesk probeert eenvoudige en terugkerende vragen eerder in het proces op te lossen. Een medewerker stelt zijn vraag rechtstreeks aan de helpdesk en krijgt, wanneer voldoende betrouwbare informatie beschikbaar is, onmiddellijk antwoord.

Alleen wanneer menselijke opvolging nodig is, wordt HR betrokken.

Zo is het doel niet alleen om HR-vragen sneller te verwerken, maar vooral om het aantal vragen dat HR zelf behandelt te verminderen.

Dat hangt af van wat je organisatie wil bereiken. Een geautomatiseerde HR-mailbox gebruikt AI om vragen te behandelen nadat een medewerker een e-mail heeft gestuurd. Dat heeft als voordeel dat medewerkers hun bestaande manier van werken kunnen behouden.

Een AI HR Helpdesk kiest voor een andere aanpak. De medewerker krijgt een self-servicekanaal waar eenvoudige vragen onmiddellijk kunnen worden beantwoord, zonder dat ze eerst in de HR-mailbox terechtkomen.

Agilon kiest bewust voor die tweede aanpak en combineert die met menselijke opvolging wanneer dat nodig is.

Beide modellen kunnen HR tijd besparen. Het verschil zit vooral in het moment waarop automatisering wordt ingezet.

Bij mailboxautomatisering automatiseer je de verwerking van een binnengekomen vraag. Met HR self-service probeer je te vermijden dat de vraag eerst bij HR terechtkomt.

Gedragsverandering vraagt tijd. Daarom hoeft een organisatie haar bestaande HR-kanalen niet van de ene dag op de andere af te sluiten.

De HR Helpdesk kan stap voor stap de logische eerste ingang worden voor dagelijkse medewerkersvragen. Hoe sneller en makkelijker medewerkers daar een bruikbaar antwoord krijgen, hoe minder reden ze hebben om voor elke vraag naar HR te mailen.

Voor complexere of persoonlijke vragen blijft rechtstreeks contact met HR uiteraard belangrijk.

Ja. Agilon HR Helpdesk kan binnenkort geïntegreerd worden in Microsoft Teams, zodat medewerkers hun HR-vragen kunnen stellen vanuit een omgeving die ze dagelijks gebruiken. Dat verlaagt de drempel om de HR Helpdesk als eerste aanspreekpunt te gebruiken en beperkt de nood om telkens een aparte toepassing te openen.

Afhankelijk van de configuratie kunnen gesprekken en verdere opvolging vanuit die omgeving worden ondersteund.

Voor bepaalde AI-functionaliteiten kan Agilon gebruikmaken van de OpenAI API.

Om een antwoord te genereren kunnen de vraag van de gebruiker, beperkte gesprekscontext en relevante fragmenten uit toegelaten bronnen worden verwerkt. Agilon streeft ernaar daarbij alleen informatie door te sturen die nodig is om de gevraagde functionaliteit te leveren.

Bij gebruik van Agilon HR Helpdesk binnen een organisatie is de klant in principe de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Agilon voor de verwerking in opdracht van die klant in beginsel op als verwerker.

De organisatie bepaalt onder meer wie toegang krijgt, welke bronnen worden gebruikt en welke bewaartermijnen gelden. Agilon voorziet daarnaast technische en organisatorische maatregelen voor onder meer toegangsbeheer, beveiliging, logging en beperking van toegang tot klantgegevens.

De concrete afspraken rond persoonsgegevens en gegevensverwerking worden met de klant vastgelegd.

Dat hangt mee af van de configuratie van de organisatie.

Gesprekken kunnen worden bewaard zodat medewerkers hun historiek kunnen raadplegen en HR een eerdere conversatie kan opvolgen. De organisatie bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke onder meer welke bewaartermijnen binnen haar omgeving gelden.

Ja. Voor organisaties die Officient gebruiken kan een koppeling worden voorzien.

Daardoor kan de HR Helpdesk niet alleen algemene vragen beantwoorden, maar afhankelijk van de geactiveerde functionaliteiten ook persoonlijke informatie gebruiken of een actie in Officient ondersteunen.

Ja, wanneer de koppeling met Officient actief is en de organisatie deze functionaliteit heeft geconfigureerd.

De medewerker kan dan vanuit de HR Helpdesk informatie over zijn of haar vakantierechten opvragen zonder daarvoor apart in het HR-systeem te zoeken.

Met een geactiveerde Officient-koppeling kan een medewerker vanuit de HR Helpdesk een afwezigheidsaanvraag starten.

De verdere verwerking en eventuele goedkeuring blijven vervolgens in Officient verlopen.

De prijs bestaat uit een eenmalige opstartkost en een jaarlijkse licentie die afhankelijk is van het aantal medewerkers.

De jaarlijkse licentie start vanaf €950 voor organisaties tot 50 medewerkers. Voor grotere organisaties gelden verschillende staffels.

De actuele prijzen vind je steeds op onze prijzenpagina.

De licentie omvat het gebruiksrecht en de standaardfunctionaliteiten van Agilon HR Helpdesk, beveiligings- en compatibiliteitsupdates en de initiële inrichting van onder meer branding, bronnen en basisinstellingen.

Ook de standaardmogelijkheden rond de Officient-koppeling en de mobiele toepassing zijn opgenomen waar deze beschikbaar en geactiveerd zijn.

Hosting, AI-verbruik, maatwerk, nieuwe koppelingen en juridisch nazicht van documenten vallen buiten de standaardlicentie.