Privacy en gegevensbescherming

Laatst bijgewerkt: 19 augustus 2026

Agilon BV hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens en aan transparantie over het gebruik van artificiële intelligentie. Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens we kunnen verwerken wanneer je onze website bezoekt, contact met ons opneemt, onze publieke AI-assistent gebruikt of betrokken bent bij het gebruik van Agilon HR Helpdesk binnen een organisatie.

Agilon HR Helpdesk is een AI-ondersteunde HR-helpdesk waarmee medewerkers praktische HR-vragen kunnen stellen op basis van interne documenten, policies, arbeidsreglementen en andere toegelaten bronnen. De toepassing is bedoeld voor eerstelijnsinformatie en ondersteuning en vervangt geen HR-, payroll- of juridische specialist.

Meer informatie over de werking en beperkingen van artificiële intelligentie binnen HR Helpdesk vind je in onze AI-transparantieverklaring.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Agilon BV
Wevershof 5
9180 Lokeren
België
Ondernemingsnummer: BE0835.245.323
E-mail: info@agilon.be
Telefoon: 0476 62 55 77

De rol van Agilon verschilt naargelang de situatie.

Bezoekers van deze website

Wanneer je www.hrhelpdesk.be bezoekt, ons contacteert, een demo aanvraagt of gebruikmaakt van de publieke AI-chatassistent op deze website, is Agilon BV verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die Agilon voor deze doeleinden verwerkt.

Gebruikers van HR Helpdesk bij een klant

Wanneer een organisatie Agilon HR Helpdesk ter beschikking stelt van haar medewerkers, is in principe die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke voor het gebruik van HR Helpdesk binnen haar organisatie.

De klant bepaalt onder meer wie toegang krijgt, welke documenten en bronnen worden gebruikt, welke bewaartermijnen gelden en hoe de eigen medewerkers over de verwerking worden geïnformeerd.

Agilon treedt voor de gegevens die het in opdracht van de klant verwerkt in beginsel op als verwerker. Daarover worden afspraken gemaakt tussen Agilon en de klant.

Voor eigen administratie, contractbeheer, facturatie, licentiebeheer, beveiliging en rechtstreekse communicatie met de klant kan Agilon daarnaast zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Dit behoudt het rolonderscheid dat vandaag al in je privacyverklaring staat.

2. Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?

Welke persoonsgegevens worden verwerkt, hangt af van hoe je met Agilon of HR Helpdesk in contact komt.

Bij een bezoek aan onze website

We kunnen beperkte technische en gebruiksgegevens verwerken, zoals:

  • IP-adres of daarvan afgeleide identificatie;
  • browsertype en apparaat;
  • datum en tijdstip van bezoek;
  • bezochte pagina’s en technische gebeurtenissen;
  • cookie- en toestemmingsvoorkeuren;
  • statistische informatie over het gebruik van de website.

Voor niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken volgen we de keuzes die je via onze cookiebanner maakt. Meer informatie staat in ons cookiebeleid.

Op de website worden momenteel onder meer WordPress, Google Analytics, Complianz en – afhankelijk van pagina en toestemming – diensten zoals Vimeo, YouTube, Google reCAPTCHA en Cloudflare Turnstile gebruikt.

Wanneer je ons contacteert of een demo aanvraagt

We kunnen gegevens verwerken zoals:

  • naam;
  • bedrijfsnaam;
  • functie;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • onderwerp van je vraag;
  • inhoud van je bericht;
  • informatie die je vrijwillig verstrekt over je organisatie of behoeften;
  • verdere correspondentie met Agilon.

Het huidige contactformulier vraagt onder meer naam, e-mailadres, telefoonnummer, onderwerp en bericht.

Wanneer je de publieke AI-chatassistent gebruikt

We kunnen verwerken:

  • de vragen die je aan de assistent stelt;
  • de antwoorden van de assistent;
  • de context van het gesprek;
  • datum en tijdstip;
  • de pagina waarop het gesprek werd gestart;
  • een pseudonieme bezoekers- of sessie-identificatie;
  • beperkte technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging en misbruikpreventie;
  • vrijwillig verstrekte contactgegevens wanneer je bijvoorbeeld om een demo of contact vraagt;
  • technische informatie over het AI-verbruik, zoals gebruikte modellen, tokengebruik en foutcodes.

De publieke chat vraagt je niet om gevoelige persoonsgegevens te verstrekken.

Bij gebruik van HR Helpdesk binnen een klantorganisatie

Afhankelijk van de configuratie van de klant kunnen onder meer worden verwerkt:

  • naam en zakelijk e-mailadres;
  • gebruikers- en toegangsgegevens;
  • loginmethode en laatste login;
  • HR-vragen en AI-antwoorden;
  • gesprekssamenvattingen;
  • feedback op antwoorden;
  • eventuele HR-cases;
  • interne documenten en broninformatie;
  • technische gegevens over de installatie;
  • gegevens die nodig zijn voor geactiveerde integraties of functionaliteiten.

De exacte verwerking wordt mede bepaald door de klant die HR Helpdesk inzet.

3. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden.

Voor de website en rechtstreekse contacten kunnen dit onder meer zijn:

  • onze website technisch beschikbaar en veilig houden;
  • vragen beantwoorden;
  • informatie over Agilon HR Helpdesk verstrekken;
  • demo- of offerteaanvragen behandelen;
  • geïnteresseerde organisaties passend opvolgen;
  • websitegebruik analyseren wanneer daarvoor toestemming vereist en verkregen is;
  • fraude, spam, misbruik en beveiligingsproblemen voorkomen;
  • technische fouten onderzoeken.

Voor de publieke AI-chat kunnen gegevens daarnaast worden gebruikt om:

  • je vraag te beantwoorden;
  • relevante productinformatie te vinden;
  • de kwaliteit van AI-antwoorden te controleren;
  • foutieve of onvolledige antwoorden te identificeren;
  • ontbrekende informatie in onze kennisbank te ontdekken;
  • antwoorden en de onderliggende productkennis gecontroleerd te verbeteren;
  • misbruik en buitensporig AI-gebruik tegen te gaan;
  • op jouw verzoek contact, een demo of commerciële opvolging mogelijk te maken.

Voor HR Helpdesk bij klanten worden persoonsgegevens verwerkt om onder meer:

  • medewerkers toegang te geven;
  • HR-vragen te beantwoorden;
  • relevante klant- en HR-bronnen te gebruiken;
  • gesprekken en HR-opvolging mogelijk te maken;
  • toegang, licenties en beveiliging te beheren;
  • technische ondersteuning te verlenen;
  • fouten en beveiligingsincidenten te onderzoeken.

4. Op welke rechtsgrond verwerken we persoonsgegevens?

Welke rechtsgrond van toepassing is, hangt af van de verwerking.

Uitvoering van een overeenkomst of stappen vóór een overeenkomst

Wanneer je een demo, offerte of andere concrete informatie aanvraagt met het oog op een mogelijke samenwerking, kunnen we je persoonsgegevens verwerken omdat dit nodig is om op jouw verzoek stappen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst.

Bij bestaande klanten verwerken we bepaalde gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering en het beheer van de overeenkomst.

Gerechtvaardigd belang

Agilon kan zich beroepen op zijn gerechtvaardigd belang voor onder meer:

  • het beantwoorden van gewone zakelijke vragen;
  • beveiliging van de website en diensten;
  • preventie van fraude en misbruik;
  • technische logging en foutanalyse;
  • kwaliteitscontrole van de publieke AI-assistent;
  • het identificeren en corrigeren van foutieve productinformatie;
  • passende opvolging van een bestaande zakelijke relatie.

Wanneer we ons op gerechtvaardigd belang beroepen, beoordelen we of de verwerking noodzakelijk en proportioneel is en of jouw belangen en fundamentele rechten niet zwaarder wegen.

De GBA stelt daarvoor een driedelige beoordeling voor: er moet een werkelijk gerechtvaardigd belang bestaan, de verwerking moet daarvoor noodzakelijk zijn en de rechten van de betrokkene mogen niet zwaarder wegen.

Toestemming

Wanneer de wet toestemming vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde statistische of marketingcookies, vragen we die vooraf.

Je kunt een gegeven toestemming opnieuw intrekken.

Wettelijke verplichting

We verwerken gegevens wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke, fiscale, boekhoudkundige of andere verplichtingen die op Agilon rusten.

5. De publieke AI-chatassistent

Op deze website kan Agilon een AI-assistent aanbieden waarmee bezoekers vragen kunnen stellen over Agilon HR Helpdesk, de werking van het product, functionaliteiten, implementatie, prijzen en aanverwante onderwerpen.

Je chat daarbij met een AI-systeem.

Gesprekken worden bewaard en kunnen worden nagekeken

Gesprekken met de publieke websiteassistent worden door Agilon opgeslagen.

Bevoegde medewerkers van Agilon kunnen deze gesprekken lezen.

Dat gebeurt onder meer om:

  • de kwaliteit en juistheid van de antwoorden te controleren;
  • foutieve of onvolledige antwoorden te herkennen;
  • ontbrekende productinformatie te ontdekken;
  • de kennisbank gecontroleerd te verbeteren;
  • misbruik of technische problemen te onderzoeken.

De GBA benadrukt specifiek dat gebruikers van conversationele AI duidelijk moeten weten of gesprekken worden bewaard, geanalyseerd of met externe dienstverleners worden gedeeld.

Correcties en kennisverbetering

Een gesprek wordt niet automatisch nieuwe productkennis.

Wanneer een antwoord fout, onvolledig of onvoldoende blijkt, kan een bevoegde beheerder daaruit een verbeterd kennisitem opstellen. Zo’n correctie wordt pas gebruikt voor toekomstige antwoorden nadat ze afzonderlijk is nagekeken en goedgekeurd.

Persoonsgegevens uit een gesprek mogen daarbij niet onnodig worden opgenomen in blijvende productkennis.

Namen, e-mailadressen, telefoonnummers en andere identificerende of gevoelige informatie moeten worden verwijderd voordat een correctie als blijvend kennisitem wordt gepubliceerd.

Geen training van een eigen algemeen AI-model

Agilon gebruikt websitegesprekken niet automatisch om een algemeen AI-model te trainen.

De gecontroleerde kennisverbetering bestaat uit het toevoegen of corrigeren van afzonderlijke, door mensen goedgekeurde productkennis.

6. Gebruik van OpenAI

Voor bepaalde AI-functionaliteiten, waaronder de publieke websiteassistent en HR Helpdesk waar dit zo is geconfigureerd, maakt Agilon gebruik van diensten van OpenAI.

Om een antwoord te genereren kunnen onder meer de vraag van de gebruiker, beperkte gesprekcontext en relevante bronfragmenten aan de OpenAI API worden doorgegeven.

Agilon streeft ernaar alleen gegevens door te sturen die noodzakelijk zijn om de gevraagde functionaliteit te leveren.

OpenAI geeft voor zijn zakelijke producten en API aan dat inputs en outputs standaard niet worden gebruikt om de modellen van OpenAI te trainen, tenzij de zakelijke klant daar uitdrukkelijk voor kiest.

We configureren de API waar mogelijk zo dat geen onnodige externe gespreksgeschiedenis wordt opgeslagen. Afhankelijk van de gebruikte API-functionaliteit en de ingestelde data controls kunnen bepaalde gegevens gedurende een beperkte periode worden verwerkt voor beveiligings- en misbruikmonitoring. OpenAI vermeldt momenteel dat standaard abuse-monitoringlogs tot 30 dagen kunnen worden bijgehouden, met aanvullende datacontroles voor daarvoor in aanmerking komende klanten.

Voor klanten in de Europese Economische Ruimte wordt de zakelijke dienstverlening volgens de actuele OpenAI-voorwaarden contractueel geleverd via OpenAI Ireland Ltd. De OpenAI-verwerkersvoorwaarden bevatten mechanismen voor passende bescherming wanneer verwerking buiten de EER plaatsvindt.

Omdat leveranciers, configuraties en juridische afspraken kunnen wijzigen, controleren we deze verwerking periodiek.

7. Met wie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld?

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dat noodzakelijk is voor het betreffende doel.

Mogelijke ontvangers of categorieën ontvangers zijn onder meer:

  • bevoegde medewerkers van Agilon;
  • hosting- en infrastructuurleveranciers;
  • e-mail- en communicatiediensten;
  • leveranciers die de website technisch ondersteunen;
  • AI-dienstverleners zoals OpenAI;
  • analytics- en beveiligingsleveranciers, afhankelijk van je cookievoorkeuren;
  • professionele adviseurs indien dat noodzakelijk is;
  • overheidsinstanties wanneer Agilon wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.

Leveranciers die persoonsgegevens in opdracht van Agilon verwerken, worden waar vereist contractueel gebonden aan passende gegevensbeschermingsverplichtingen.

Wanneer Agilon optreedt als verwerker voor een klant, worden relevante subverwerkers behandeld overeenkomstig de afspraken met die klant.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische leveranciers kunnen persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer dat het geval is, zorgen we ervoor dat een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen worden gebruikt, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of toepasselijke standaardcontractbepalingen.

De AVG vereist dat betrokkenen worden geïnformeerd over relevante doorgiften buiten de EU en de daarbij gebruikte waarborgen.

9. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

Publieke AI-chat

Gesprekken met de publieke websiteassistent worden standaard gedurende 90 dagen bewaard.

Daarna worden ze verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is wegens bijvoorbeeld een concrete contactaanvraag, geschil, beveiligingsincident of andere geldige reden.

Goedgekeurde, geanonimiseerde productkennis kan langer worden bewaard omdat die niet bedoeld is om de oorspronkelijke bezoeker te identificeren.

Contact- en demoaanvragen

Gegevens uit contact- en demoaanvragen worden bewaard zolang dat redelijkerwijs nodig is om de vraag te behandelen en relevante zakelijke opvolging te doen.

Wanneer daaruit een klantrelatie ontstaat, kunnen de gegevens verder worden bewaard in het kader van klant- en contractbeheer.

Klant- en administratieve gegevens

Contractuele, boekhoudkundige, fiscale en andere administratieve gegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor de overeenkomst en voor de toepasselijke wettelijke bewaarplichten.

HR Helpdesk bij klanten

De klant bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke in beginsel de bewaartermijnen voor gebruikersgegevens, gesprekken en HR-cases binnen zijn eigen HR Helpdesk-omgeving.

De toepassing kan gegevens automatisch verwijderen volgens de door de klant ingestelde bewaartermijnen.

De GBA benadrukt dat bij chatgesprekken bewaartermijnen concreet moeten worden onderbouwd vanuit het doel en dat ruime standaardtermijnen niet enkel mogen worden gekozen omdat ze technisch mogelijk zijn.

10. Beveiliging en toegangsbeheer

Agilon neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging en misbruik.

Dat kan afhankelijk van het systeem onder meer omvatten:

  • toegangscontrole en rollen;
  • beveiligde verbindingen;
  • versleuteling van gevoelige technische gegevens;
  • veilige opslag van API- en andere secrets;
  • logging van relevante beveiligingsgebeurtenissen;
  • rate limiting en misbruikpreventie;
  • beperking van toegang tot gesprekken en klantgegevens;
  • software- en beveiligingsupdates;
  • gecontroleerde procedures voor support.

Toegang tot klantgegevens en gesprekken wordt beperkt tot personen die deze toegang nodig hebben voor hun werkzaamheden.

11. Artificiële intelligentie en menselijke tussenkomst

De publieke websiteassistent en Agilon HR Helpdesk gebruiken artificiële intelligentie om tekstuele antwoorden te genereren.

AI kan fouten maken of informatie onvolledig interpreteren.

De publieke websiteassistent is bedoeld om informatie te geven over Agilon HR Helpdesk en neemt geen beslissingen met juridische of vergelijkbaar significante gevolgen voor bezoekers.

HR Helpdesk bij klanten is bedoeld als informatie- en ondersteuningstool en niet als systeem dat zelfstandig beslissingen neemt over bijvoorbeeld aanwerving, ontslag, loon, sancties of andere individuele HR-beslissingen.

Meer informatie staat in onze AI-transparantieverklaring, waarin de huidige HR Helpdesk deze grenzen al expliciet beschrijft.

12. Deel geen onnodige gevoelige persoonsgegevens

Een publieke websitechat is niet de geschikte plaats om gevoelige personeelsinformatie te delen.

Deel daarom via de publieke AI-chat bij voorkeur geen:

  • medische informatie;
  • rijksregisternummers;
  • loonfiches;
  • arbeidscontracten;
  • wachtwoorden of inloggegevens;
  • informatie over conflicten of klachten;
  • vertrouwelijke personeelsdossiers;
  • persoonsgegevens van andere personen;
  • andere gevoelige of bijzondere persoonsgegevens.

Wanneer dergelijke informatie toch wordt meegedeeld, zullen we ze niet bewust gebruiken voor een ander doel dan noodzakelijk is om de situatie veilig af te handelen.

13. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën.

Noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt om de website technisch te laten functioneren.

Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen we die via onze cookie-instellingen voordat deze worden geplaatst.

Je kunt je voorkeuren later wijzigen.

Een gedetailleerd en actueel overzicht van cookies, categorieën, leveranciers en bewaartermijnen vind je in ons afzonderlijke cookiebeleid. Je huidige cookiebeleid onderscheidt functionele, statistische en marketingcookies en gebruikt Complianz voor toestemmingsbeheer.

14. Jouw privacyrechten

Binnen de voorwaarden van de AVG kun je onder meer het recht hebben om:

  • informatie te krijgen over de verwerking van je persoonsgegevens;
  • je persoonsgegevens in te kijken;
  • onjuiste gegevens te laten verbeteren;
  • persoonsgegevens te laten verwijderen;
  • de verwerking te laten beperken;
  • bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
  • persoonsgegevens over te dragen wanneer het recht op overdraagbaarheid van toepassing is;
  • een gegeven toestemming opnieuw in te trekken.

Deze rechten zijn niet in iedere situatie absoluut. Zo kan een wettelijke bewaarplicht of de noodzaak om rechtsvorderingen te onderbouwen betekenen dat bepaalde gegevens niet onmiddellijk kunnen worden verwijderd.

De GBA bevestigt onder meer het recht op informatie, inzage, correctie, verwijdering, beperking en bezwaar binnen de toepasselijke voorwaarden.

Gebruikers van een HR Helpdesk van hun werkgever

Als je HR Helpdesk gebruikt via je werkgever, richt je privacyverzoek in eerste instantie aan je werkgever of diens privacyverantwoordelijke.

De werkgever is voor die verwerking doorgaans verwerkingsverantwoordelijke.

Agilon ondersteunt de klant technisch waar dat nodig is om een geldig verzoek uit te voeren.

Bezoekers van de Agilon-website en publieke AI-chat

Voor gegevens waarvoor Agilon zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kun je rechtstreeks contact opnemen via info@agilon.be.

Vermeld voldoende informatie om je verzoek te kunnen identificeren, maar stuur daarbij geen onnodige gevoelige persoonsgegevens.

15. Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Wanneer we persoonsgegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang, kun je daar in de toepasselijke gevallen bezwaar tegen maken.

We beoordelen dan of er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking voort te zetten.

Voor rechtstreekse marketing gelden strengere regels en kan een betrokkene zich daartegen verzetten.

16. Klacht indienen

Heb je vragen of opmerkingen over de manier waarop Agilon persoonsgegevens verwerkt, neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@agilon.be.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Voor Agilon is dat in België de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

17. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Onze website, HR Helpdesk en de gebruikte technologie kunnen evolueren.

Daarom kunnen we deze privacyverklaring aanpassen wanneer bijvoorbeeld:

  • nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd;
  • nieuwe categorieën persoonsgegevens worden verwerkt;
  • leveranciers wijzigen;
  • bewaartermijnen wijzigen;
  • de wettelijke context verandert.

De meest recente versie wordt steeds op deze website gepubliceerd met de datum van de laatste wijziging.