AI transparantieverklaring

Laatst bijgewerkt: 10 augustus 2026

Agilon BV gebruikt artificiële intelligentie binnen Agilon HR Helpdesk en in de publieke AI-assistent op deze website.

We vinden het belangrijk dat je duidelijk weet wanneer je met AI communiceert, waarvoor de AI wordt gebruikt, waarop antwoorden worden gebaseerd, wat de beperkingen zijn en wanneer menselijke tussenkomst aangewezen is.

AI kan nuttig zijn om informatie sneller toegankelijk te maken, maar is niet foutloos en vervangt geen menselijke verantwoordelijkheid.

1. Waar gebruikt Agilon AI?

Agilon gebruikt AI in twee verschillende contexten.

Agilon HR Helpdesk bij een organisatie

Agilon HR Helpdesk is een digitale HR-helpdesk die organisaties ter beschikking kunnen stellen van hun medewerkers, leidinggevenden en HR-teams.

De toepassing kan medewerkers helpen bij vragen over bijvoorbeeld:

  • arbeidsreglementen;
  • interne policies en procedures;
  • jaarlijkse vakantie;
  • ziekte en afwezigheid;
  • arbeidsduur;
  • mobiliteit en bedrijfswagens;
  • onkosten;
  • voordelen en verzekeringen;
  • payrollpraktijken;
  • andere werkgerelateerde HR-onderwerpen.

Welke informatie beschikbaar is en welke functies actief zijn, hangt af van de configuratie van de organisatie.

Publieke AI-assistent op deze website

Op deze website kan je ook chatten met een AI-assistent van Agilon.

Deze assistent is bedoeld om vragen te beantwoorden over Agilon HR Helpdesk als product, bijvoorbeeld over:

  • de werking;
  • mogelijkheden en functionaliteiten;
  • implementatie;
  • kennisbronnen;
  • beveiliging en privacy;
  • integraties;
  • mobiele toepassingen;
  • prijzen;
  • demo’s;
  • geschiktheid voor een bepaalde organisatie.

De publieke AI-assistent is geen algemene HR-helpdesk en is niet bedoeld om individuele arbeidsrechtelijke dossiers te beoordelen.

2. Je communiceert met artificiële intelligentie

Wanneer je Agilon HR Helpdesk of de publieke AI-assistent gebruikt, kunnen antwoorden automatisch door een AI-systeem worden gegenereerd.

Je communiceert op dat moment dus niet noodzakelijk rechtstreeks met een medewerker van Agilon of van je werkgever.

De interface moet dit duidelijk herkenbaar maken.

Voor de publieke websitechat wordt daarom expliciet vermeld dat je met een AI-assistent chat.

De Europese AI-verordening bevat transparantieregels zodat personen kunnen herkennen wanneer zij rechtstreeks met een AI-systeem interageren. Deze verplichtingen zijn van toepassing sinds 2 augustus 2026.

3. Hoe worden antwoorden gegenereerd?

De AI verwerkt je vraag en gebruikt de informatie en context die voor de betreffende toepassing beschikbaar zijn.

Bij Agilon HR Helpdesk kan dat onder meer gaan om:

  • het arbeidsreglement van de organisatie;
  • interne policies;
  • procedures;
  • handleidingen;
  • goedgekeurde interne kennis;
  • cao’s of bedrijfsafspraken, voor zover beschikbaar;
  • toegelaten officiële Belgische bronnen;
  • andere bronnen die de organisatie heeft toegestaan.

De publieke websiteassistent gebruikt een afzonderlijke, door Agilon beheerde kennisbank met informatie over Agilon HR Helpdesk.

De websiteassistent is dus niet bedoeld om vrij op het internet een willekeurig antwoord te zoeken of om productinformatie zelf te verzinnen.

4. De AI kan fouten maken

AI is niet foutloos.

Een antwoord kan bijvoorbeeld:

  • onvolledig zijn;
  • een bron verkeerd interpreteren;
  • onvoldoende rekening houden met de context;
  • een regel te algemeen formuleren;
  • verouderde informatie bevatten als een bron niet tijdig werd bijgewerkt;
  • relevante informatie niet vinden;
  • ten onrechte verbanden leggen tussen informatie.

Daarom moet belangrijke informatie altijd met voldoende voorzichtigheid worden gebruikt.

Een zelfverzekerde formulering betekent niet automatisch dat een antwoord correct is.

5. Wat doet Agilon HR Helpdesk?

Afhankelijk van de configuratie kan Agilon HR Helpdesk onder meer:

  • algemene en organisatiegebonden HR-informatie geven;
  • interne regels en procedures uitleggen;
  • relevante bronnen en documenten gebruiken;
  • bijkomende context vragen wanneer die nodig is;
  • aangeven dat onvoldoende informatie beschikbaar is;
  • doorverwijzen naar HR, payroll, legal, Fleet of een andere bevoegde persoon;
  • gesprekken bewaren en opnieuw beschikbaar maken;
  • gesprekken samenvatten;
  • een HR-case of andere vorm van menselijke opvolging starten;
  • bepaalde persoonlijke informatie of acties ondersteunen wanneer daarvoor een beveiligde integratie actief is.

Niet alle functies zijn bij iedere organisatie beschikbaar.

6. Wat doet Agilon HR Helpdesk niet?

Agilon HR Helpdesk is een informatie- en ondersteuningstool.

De AI neemt niet zelfstandig formele beslissingen over bijvoorbeeld:

  • aanwerving;
  • ontslag;
  • loon;
  • promotie;
  • evaluatie;
  • sancties;
  • verlofgoedkeuring;
  • ziektecontrole;
  • arbeidsongeschiktheid;
  • geschillen;
  • andere beslissingen die juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen voor een medewerker hebben.

Agilon HR Helpdesk geeft evenmin bindend juridisch advies.

Wanneer een vraag juridische, financiële, persoonlijke of arbeidsrechtelijke gevolgen kan hebben, blijft menselijke beoordeling aangewezen.

7. Waarom stelt de AI soms bijkomende vragen?

Sommige vragen kunnen niet betrouwbaar worden beantwoord zonder bijkomende context.

Daarom kan Agilon HR Helpdesk bijvoorbeeld vragen naar:

  • arbeidsregime;
  • statuut;
  • aantal werkdagen;
  • anciënniteit;
  • paritair comité;
  • toepasselijke interne policy;
  • relatie tot een familielid;
  • relevante periode;
  • andere informatie die noodzakelijk is om de vraag correct te begrijpen.

De bedoeling is niet zoveel mogelijk persoonsgegevens te verzamelen, maar alleen de context te verkrijgen die nodig is om de vraag te beantwoorden.

8. De publieke AI-assistent is geen gratis individuele HR-adviesdienst

De AI-assistent op deze website heeft een ander doel dan de HR Helpdesk die een werkgever aan zijn medewerkers aanbiedt.

Stel je bijvoorbeeld de vraag:

“Heb ik recht op klein verlet wanneer een familielid overlijdt?”

dan kan de publieke assistent uitleggen dat Agilon HR Helpdesk precies voor dergelijke vragen kan worden ingericht en dat de klantversie rekening kan houden met relevante wetgeving, arbeidsreglementen en interne afspraken.

De publieke assistent is echter niet bedoeld om jouw individuele arbeidsrechtelijke situatie definitief te beoordelen.

Voor persoonlijk HR- of juridisch advies neem je contact op met je werkgever, HR-verantwoordelijke, sociaal secretariaat, jurist of andere bevoegde professional.

9. De publieke AI-assistent heeft ook een commerciële functie

De publieke AI-assistent helpt bezoekers om te begrijpen of Agilon HR Helpdesk mogelijk relevant is voor hun organisatie.

Daarom kan de assistent bijvoorbeeld:

  • uitleg geven over prijzen;
  • vragen naar de grootte of behoeften van een organisatie;
  • uitleggen hoe een implementatie kan verlopen;
  • relevante functionaliteiten toelichten;
  • voorstellen om een demo te bekijken;
  • een contactmogelijkheid aanbieden.

Deze commerciële begeleiding moet informatief en terughoudend blijven.

De assistent is niet ontworpen om druk uit te oefenen, kunstmatige schaarste te creëren of bezoekers voortdurend commerciële boodschappen te tonen.

Een commerciële suggestie is een automatisch gegenereerde aanbeveling van de AI en vormt geen garantie dat Agilon HR Helpdesk in iedere situatie de juiste oplossing is.

10. Menselijke tussenkomst

AI vervangt menselijke verantwoordelijkheid niet.

Bij Agilon HR Helpdesk kan je menselijke tussenkomst vragen of rechtstreeks contact opnemen met HR, payroll, legal, Fleet, je leidinggevende of een andere bevoegde persoon.

Doe dat zeker wanneer:

  • het antwoord gevolgen kan hebben voor je rechten of loon;
  • het om een individueel dossier gaat;
  • het antwoord onzeker of onduidelijk is;
  • je het niet eens bent met het antwoord;
  • de situatie persoonlijk of gevoelig is;
  • een formele beslissing of goedkeuring nodig is;
  • onmiddellijke actie noodzakelijk is.

Bij de publieke websiteassistent kan je altijd kiezen om rechtstreeks contact op te nemen met Agilon of een demo aan te vragen.

11. Gesprekken met de publieke AI-assistent kunnen door Agilon worden nagekeken

Gesprekken met de publieke AI-assistent op deze website kunnen door Agilon worden opgeslagen.

Bevoegde medewerkers van Agilon kunnen deze gesprekken nalezen.

Dit gebeurt onder meer om:

  • de kwaliteit van antwoorden te controleren;
  • foutieve of onvolledige antwoorden te herkennen;
  • ontbrekende informatie te ontdekken;
  • misbruik of technische problemen te onderzoeken;
  • de productkennis waarop toekomstige antwoorden worden gebaseerd gecontroleerd te verbeteren.

De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit wijst erop dat gebruikers bij conversationele AI duidelijk moeten worden geïnformeerd wanneer gesprekken worden bewaard, geanalyseerd of met externe dienstverleners worden gedeeld.

De concrete bewaartermijn en verdere informatie over de verwerking van persoonsgegevens vind je in onze privacyverklaring.

12. Correcties en gecontroleerde kennisverbetering

De publieke AI-assistent leert niet automatisch en ongecontroleerd van alles wat bezoekers zeggen.

Wanneer een antwoord fout of onvolledig blijkt, kan een bevoegde medewerker van Agilon:

  1. het antwoord als fout of onvolledig markeren;
  2. een correct antwoord opstellen;
  3. dit antwoord controleren;
  4. het als nieuwe of verbeterde productkennis goedkeuren.

Pas na die menselijke goedkeuring kan een dergelijke correctie voor toekomstige antwoorden worden gebruikt.

Een gesprek zelf wordt dus niet automatisch nieuwe kennis.

Er is ook geen automatische regel waarbij een AI-antwoord simpelweg wordt toegevoegd aan de kennisbank omdat het eerder door de AI werd gegenereerd.

13. Persoonsgegevens worden geen productkennis

Wanneer informatie uit een gesprek wordt gebruikt om de kennisbank te verbeteren, is het doel om algemene productkennis te bewaren en niet de persoonsgegevens van de bezoeker.

De oorspronkelijke gesprekken blijven onder de bewaartermijnen en privacyregels vallen die in onze privacyverklaring worden beschreven.

14. OpenAI en andere technische AI-dienstverlening

Voor het genereren van bepaalde AI-antwoorden maakt Agilon gebruik van technologie van OpenAI.

Daarbij kunnen de vraag, beperkte gesprekcontext en relevante kennisfragmenten naar de gebruikte AI-dienst worden gestuurd om een antwoord te genereren.

Agilon bepaalt welke informatie voor de toepassing noodzakelijk is en probeert onnodige doorgifte van persoonsgegevens te beperken.

Meer informatie over:

  • welke gegevens worden verwerkt;
  • de rol van OpenAI;
  • eventuele internationale gegevensverwerking;
  • bewaartermijnen;
  • je privacyrechten;

vind je in onze privacyverklaring.

15. AI en privacy

De vrije tekst van een chat kan persoonsgegevens bevatten.

Deel daarom alleen informatie die nodig is voor je vraag.

Gebruik vooral de publieke AI-assistent op deze website niet om gevoelige of vertrouwelijke persoonsgegevens door te sturen, zoals:

  • medische informatie;
  • rijksregisternummers;
  • loonfiches;
  • arbeidscontracten;
  • wachtwoorden;
  • informatie over conflicten of klachten;
  • persoonsgegevens van collega’s of andere derden;
  • vertrouwelijke personeelsdossiers.

De Belgische GBA wijst er specifiek op dat vrije gesprekken met AI onverwacht gevoelige of zeer persoonlijke informatie kunnen bevatten en dat dataminimalisatie, doelbinding, bewaarbeperking en transparantie daarom bijzondere aandacht verdienen.

Meer informatie vind je in onze privacyverklaring.

16. Geen automatische zelflerende HR-beslissingen

De kennisbank van Agilon HR Helpdesk of van de publieke websiteassistent kan gecontroleerd worden bijgewerkt.

Dat betekent niet dat het systeem autonoom leert om beslissingen over personen te nemen.

Door AI gegenereerde antwoorden worden niet gebruikt als mechanisme om zelfstandig medewerkers of websitebezoekers te beoordelen, te rangschikken of formele beslissingen over hen te nemen.

17. Wanneer gebruik je Agilon HR Helpdesk beter niet als enige bron?

Gebruik AI niet als enige informatiebron in situaties zoals:

  • dringende situaties;
  • formele klachten;
  • medische of psychosociale noodsituaties;
  • conflicten;
  • ontslag;
  • sancties;
  • discriminatie;
  • ernstige arbeidsongevallen;
  • privacy- of beveiligingsincidenten;
  • loonbetwistingen;
  • juridische geschillen;
  • andere situaties waar onmiddellijke menselijke tussenkomst noodzakelijk is.

Neem in dergelijke gevallen rechtstreeks contact op met de bevoegde persoon of dienst.

18. AI-geletterdheid en verantwoord gebruik

Agilon neemt maatregelen om AI op een verantwoorde manier te ontwikkelen, beheren en gebruiken.

Daaronder vallen onder meer:

  • duidelijk aangeven wanneer iemand met AI communiceert;
  • gebruikers informeren over mogelijkheden én beperkingen;
  • AI niet voorstellen als vervanging voor HR, payroll of juridisch advies;
  • bronnen en instructies gecontroleerd beheren;
  • menselijke tussenkomst mogelijk maken;
  • foutieve antwoorden kunnen signaleren en corrigeren;
  • blijvende kennis pas na menselijke goedkeuring activeren;
  • medewerkers en beheerders informeren over verantwoord gebruik van AI;
  • privacy, informatiebeveiliging en toegangsbeheer meenemen in het ontwerp;
  • de werking en kwaliteit van de toepassing opvolgen.

De transparantieregels voor directe interactie met AI maken sinds 2 augustus 2026 deel uit van de toepasselijke verplichtingen van de Europese AI-verordening.

19. Evolutie van de technologie

AI-technologie, onze toepassingen en de wettelijke context evolueren.

Agilon kan daarom:

  • gebruikte modellen wijzigen;
  • kennisbronnen aanpassen;
  • functionaliteiten toevoegen of verwijderen;
  • beveiligingsmaatregelen verbeteren;
  • instructies aan de AI aanpassen;
  • deze transparantieverklaring actualiseren.

De meest recente versie van deze verklaring wordt op deze website gepubliceerd.

20. Vragen of opmerkingen

Heb je vragen over het gebruik van artificiële intelligentie binnen Agilon HR Helpdesk of op deze website?

Neem contact op met:

Agilon BV
Wevershof 5
9180 Lokeren
België

E-mail: robby@agilon.be
Algemeen: info@agilon.be
Telefoon: 0476 62 55 77
Ondernemingsnummer: BE0835.245.323

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens verwijzen we ook naar onze privacyverklaring.